Pracovné cesty: kedy vzniká preúčtovaný náklad pri DFT
Ak faktúra za ubytovanie znie na spoločnosť ako zamestnávateľa a zamestnanec ju uhradí a následne si ju dá preplatiť vo vyúčtovaní pracovnej cesty, ide o preúčtované náklady a zamestnávateľ sa dostáva do postavenia platiteľa dane podľa § 3 ods. 3 písm. d) zákona o DFT. Pracovné cesty sú tak praktická oblasť, kde sa transakčná daň stretáva s každodennou prevádzkou firmy. Rozhoduje pritom jedna vec: na koho je vystavený doklad.
TL;DR
- Faktúra znie na firmu, platí ju zamestnanec → preúčtovaný náklad.
- Zamestnávateľ sa stáva platiteľom dane podľa § 3 ods. 3 písm. d) zákona č. 279/2024 Z. z. — musí daň vypočítať a podať oznámenie.
- Cestovné náhrady podľa pravidiel pracovnej cesty, pri ktorých zamestnanec neplatí záväzok znejúci na firmu, môžu mať iné posúdenie.
- Preplatenie výdavku zamestnancovi z firemného účtu je samostatná debetná transakcia (0,4 %).
- Preplatenie nevyrieši otázku, či predchádzajúca platba zamestnanca nevytvorila preúčtovaný náklad.
- Najbezpečnejšia prevencia: firemná karta alebo štandardný platobný proces pri faktúrach znejúcich na firmu.
Kedy pri pracovnej ceste vzniká preúčtovaný náklad?
Zamestnanec často zaplatí ubytovanie, parkovanie alebo inú službu a následne žiada preplatenie. Pri DFT je dôležité, na koho je vystavený doklad a čo presne zamestnanec za firmu uhradil.
Finančná správa SR uvádza, že ak faktúra za ubytovanie znie na spoločnosť ako zamestnávateľa, a zamestnanec ju uhradí a následne si ju dá preplatiť v rámci vyúčtovania pracovnej cesty, ide o preúčtované náklady. Zamestnávateľ sa v takom prípade dostáva do postavenia platiteľa dane podľa § 3 ods. 3 písm. d) zákona o DFT — teda musí daň vypočítať, zaplatiť a podať oznámenie sám.
Kde je hranica voči cestovným náhradám?
Iné môže byť posúdenie pri výdavkoch, ktoré zamestnanec hradí ako cestovné náhrady podľa pravidiel pracovnej cesty, bez toho, aby platil záväzok vystavený priamo na zamestnávateľa.
Pri hraničných prípadoch je potrebné sledovať faktický obsah transakcie:
- Kto bol odberateľom služby?
- Komu vznikol záväzok voči poskytovateľovi?
- Kto platil za koho?
| Situácia | Doklad znie na | Posúdenie pri DFT |
|---|---|---|
| Zamestnanec zaplatí hotel, faktúra na firmu, firma mu to preplatí | firmu | preúčtovaný náklad — firma je platiteľom dane |
| Zamestnanec uhradí výdavok ako cestovnú náhradu bez záväzku znejúceho na firmu | zamestnanca / bez záväzku firmy | posúdenie môže byť iné |
| Firma zaplatí hotel firemnou kartou k transakčnému účtu | firmu | bežná transakcia daňovníka |
| Firma preplatí zamestnancovi výdavok zo svojho účtu | — | samostatná debetná transakcia 0,4 % |
Nevyrieši preplatenie zamestnancovi celý problém?
Nie. Ak firma následne preplatí zamestnancovi výdavok zo svojho transakčného účtu, táto následná platba môže byť bežnou debetnou finančnou transakciou spoločnosti.
To však nevyrieši otázku, či predchádzajúca platba zamestnanca nevytvorila preúčtovaný náklad — ak zamestnanec platil záväzok spoločnosti. V praxi tak môžu vzniknúť dve samostatné posúdenia k jednému výdavku: preúčtovaný náklad na strane firmy a bežná debetná transakcia pri preplatení.
Ako nastaviť pravidlá pre pracovné cesty?
Pre firmy je preto vhodné mať jasné pravidlá. Praktické minimum:
- Skontrolovať, na koho je vystavená faktúra — ešte pred úhradou, nie pri vyúčtovaní.
- Rozlíšiť cestovnú náhradu a úhradu záväzku firmy už v internej smernici.
- Pri firemných záväzkoch preferovať firemnú kartu alebo prevod z firemného účtu.
- Zachytiť preúčtované náklady v mesačnej evidencii podľa § 11 zákona.
Ak má byť faktúra vystavená na spoločnosť, je jednoznačne lepšie zabezpečiť úhradu firemnou kartou alebo štandardným platobným procesom. Ak platí zamestnanec, účtovníctvo by malo vedieť rozlíšiť, či ide o cestovnú náhradu, alebo o úhradu firemného záväzku za zamestnávateľa.
Podrobnejší výklad k preúčtovaným nákladom poskytuje usmernenie MF SR č. MF/008722/2025-77.
Prečo je táto oblasť dôkazne citlivá?
Bez jasných dokladov sa môže zdanenie posudzovať spätne a nejednotne. Dobrá interná smernica k pracovným cestám preto pomáha nielen pri dani z príjmov a DPH, ale aj pri transakčnej dani.
Dôkazná stránka má aj priamy finančný dopad: ak firma chce uplatniť strop 40 € na transakciu, musí vedieť preukázať konkrétnu platbu, ktorú za ňu zamestnanec vykonal. Bez podkladov sa vychádza zo sumy preúčtovaných nákladov a strop sa neuplatní.
Ku každej hraničnej situácii je vhodné mať krátku poznámku, ktorá vysvetlí záver k DFT a odkáže na faktúru, vyúčtovanie pracovnej cesty a bankový výpis.
Tip od Transakcio
Preplácanie výdavkov zamestnancom aj úhrady dodávateľom sú bežné debetné transakcie so sadzbou 0,4 %. Poštový platobný styk predmetom DFT nie je — pri väčšom objeme výplat a preplatení to má merateľný dopad.
Vyskúšajte si kalkulačku úspor a zistite, koľko môže vaša firma na transakčnej dani ušetriť. Prehľad spôsobov šetrenia nájdete v sekcii možnosti riešenia.
Často kladené otázky
Vzniká preúčtovaný náklad, ak zamestnanec zaplatí ubytovanie na pracovnej ceste? ▾
Áno, ak faktúra za ubytovanie znie na spoločnosť ako zamestnávateľa a zamestnanec ju uhradí a následne si ju dá preplatiť v rámci vyúčtovania pracovnej cesty. Finančná správa uvádza, že v takom prípade ide o preúčtované náklady a zamestnávateľ sa dostáva do postavenia platiteľa dane podľa § 3 ods. 3 písm. d) zákona o DFT.
Je každá cestovná náhrada preúčtovaným nákladom? ▾
Nie. Iné môže byť posúdenie pri výdavkoch, ktoré zamestnanec hradí ako cestovné náhrady podľa pravidiel pracovnej cesty, bez toho, aby platil záväzok vystavený priamo na zamestnávateľa. Pri hraničných prípadoch treba sledovať faktický obsah transakcie.
Na čo sa treba pri pracovných cestách pozerať v prvom rade? ▾
Na to, na koho je vystavený doklad. Rozhodujúce je, kto bol odberateľom služby, komu vznikol záväzok a kto platil za koho. Ak záväzok znie na firmu a platí ho zamestnanec, ide o platbu za daňovníka.
Je preplatenie výdavku zamestnancovi samostatnou zdaniteľnou transakciou? ▾
Môže byť. Ak firma preplatí zamestnancovi výdavok zo svojho transakčného účtu, táto následná platba môže byť bežnou debetnou finančnou transakciou spoločnosti so sadzbou 0,4 %. Nevyrieši to však otázku, či predchádzajúca platba zamestnanca nevytvorila preúčtovaný náklad.
Ako sa dá riziku preúčtovaného nákladu predísť? ▾
Ak má byť faktúra vystavená na spoločnosť, je lepšie zabezpečiť úhradu firemnou platobnou kartou alebo štandardným platobným procesom. Tým platbu vykonáva samotný daňovník a režim preúčtovaných nákladov nevzniká.
Čo má riešiť interná smernica k pracovným cestám? ▾
Mala by rozlíšiť, kedy ide o cestovnú náhradu a kedy o úhradu firemného záväzku za zamestnávateľa, a určiť, ktoré výdavky sa hradia firemnou kartou. Dobrá smernica pomáha nielen pri dani z príjmov a DPH, ale aj pri transakčnej dani.
Prečo je táto oblasť dôkazne citlivá? ▾
Bez jasných dokladov sa môže zdanenie posudzovať spätne a nejednotne. Rovnaký výdavok môže mať pri DFT rozdielny výsledok podľa toho, na koho znie faktúra a kto platbu vykonal, takže dokumentácia rozhoduje o výsledku.
Ako sa preúčtované náklady z pracovných ciest zachytávajú v evidencii? ▾
V mesačnej evidencii podľa § 11 zákona, spolu so základom dane, sadzbou a sumou dane. Ak firma chce uplatniť strop 40 eur na transakciu, musí vedieť preukázať konkrétnu platbu, ktorú za ňu zamestnanec vykonal.